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      國際教育學院檔案室管理規定(修訂版)

      發布時間:2017-12-25 15:32:00

      (一)檔案室管理職責

      1、整理、存放及管理英美澳項目、法國項目及網絡??茖W生試卷、成績、論文、調查報告、實習報告及畢業檔案等;

      2、開具學生成績證明、在讀證明、畢業證明及課程描述(具體程序見附表1);

      3、管理存放于檔案室的教師用書,辦理教師借閱手續;

      4、管理英美澳項目、法國項目及網絡??破渌麢n案及資料;

      5、配合學院進行內外教學審(檢)查工作;

      6、檔案室保密性較強,室內場地不得隨意挪作他用,的確需要時,由相關部門提出申請,經教學院長簽字批準后方可。 

      (二)試卷袋的提交及存放

      1、對于英國項目,檔案室只存放白色學生資料袋,即英國項目部和教師辦審查通過的試卷袋,檔案室按相關程序接收(試卷袋的具體要求見附表2,試卷提交流程見附表3),不存放未經審查的黃色考試專用袋。Redo及補考的學生答題冊由閱卷教師批改后直接釘在學生原答題冊后,并放置于原試卷袋內,不需單獨用補考試卷袋存放;

      2、澳洲項目和法國項目按黃色試卷專用袋提交資料,其要求見附表2的黃色考試專用袋部分。補考答題冊需另用黃色試卷袋放置,每門補考課程按專業放置試卷袋,試卷袋封面按正??荚嚪饷嫣顚懲暾?,并附注“補考”字樣,袋內放置要求按正??荚囋嚲泶鼧藴史胖?。(澳洲項目具體試卷提交流程見附表4,法國項目具體試卷提交流程見附表5)。

      3、畢業班的紙質試卷、實習報告、調查報告及論文,檔案室自畢業保留三年,以備查檔,三年后,檔案室有權進行處理。

      (三)其他檔案及資料(即非試卷檔案)的提交及存放

      1、除試卷袋外的其他檔案的提交,均應由提交部門以藍色文件盒的形式提交,文件盒側面需填寫完整,附內置清單,清單需經項目部主任簽字認可后,一式三份,一份放置在文件盒內,一份交給檔案室管理,一份由項目部自行留存。提交人員和檔案室人員需在存檔登記表上登記、簽字確認;

      2、非存檔性資料非經許可,不許存放于檔案室,如有特殊原因需暫時存放該資料,需由所屬部門開具申請并經教學院長簽字批準才可存入。

      (四)試卷袋及其他檔案、資料的相關管理規定

      1、對試卷袋的核查:查閱人員在辦完相關登記手續后,在檔案室內進行,不得隨意借出,如有特殊情況需外借,由申請外借人寫申請報告經申請人所屬部門主任簽字后,經教學院長批準,由申請人提交給檔案室,辦理相應外借登記后方可借出;

      2、其他檔案、資料的核查需在檔案室內進行,如需外借,需持相關部門主任簽字及教學院長簽字批準的申請到檔案室辦理外借登記手續后,方可借出;

      3、教師用書的外借需在檔案室辦理教師用書外借登記,每本書借閱期限為2個月,如需續借需辦理續借手續,超期或離職不還者,由檔案室提交名單和所欠教材資料情報到院辦,院辦給予酌情從工資中扣除相關書款;

           學生成績申訴需在班主任處領取申訴表填寫后,由班主任交給相應項目的教學管理人員,由相應項目的教學管理人員安排教師憑申訴表到檔案室核查試卷。

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